Indice dei contenuti
Quando si implementano progetti di costruzione di grande portata è essenziale tenere riunioni di coordinamento a cadenza regolare. Servono per coordinare i processi in cantiere e costituiscono un momento importante per la comunicazione tra la direzione dei lavori e le imprese edili o le imprese artigiane committenti.
È opportuno registrare per iscritto tutti i punti discussi: i verbali delle riunioni di costruzione portano tutti i soggetti coinvolti allo stesso livello di informazione e allo stesso tempo facilitano la documentazione delle fasi di costruzione per i committenti e gli investitori. In questa guida scoprirai qual è lo scopo del protocollo cantiere, se la sua produzione è obbligatoria e di quali contenuti dovresti tenere conto.
Che cos’è un protocollo cantiere e a cosa serve?
Un protocollo di cantiere è la documentazione scritta di una riunione preliminare di coordinamento della costruzione. Contiene tutte le informazioni importanti per la direzione dei lavori, il committente, gli appaltatori e i subappaltatori e riflette sia lo stato attuale sia le fasi successive di un progetto di costruzione. Questi dati includono, ad esempio:
- Avanzamento delle singole attività
- Date previste per il completamento
- Definizione delle responsabilità
- Accordi su come procedere
- Modifiche al processo originariamente pianificato
- Requisiti aggiuntivi di materiale o personale
- Dettagli tecnici su processi specifici
Il protocollo di cantiere, o piano di sicurezza e coordinamento (PSC) garantisce che tutti i soggetti coinvolti seguano l’intero progetto e siano informati sui processi pianificati, ma anche su eventuali problemi in cantiere, in modo da poter organizzare tutte le fasi organizzative e legate alla sicurezza, ad esempio:
- Organizzare un cantiere
- Elaborare un piano di evacuazione e soccorso, corredato da un’adeguata segnaletica di sicurezza
- Effettuare una puntuale valutazione dei rischi in cantiere, con particolare attenzione alla sicurezza per i lavori in solitaria
Il protocollo rappresenta anche un importante mezzo di documentazione del cantiere. Con l’aiuto dei dati tecnici raccolti è possibile ricostruire tutti i processi anche molto tempo dopo la conclusione dei lavori di costruzione.
Inoltre, tutte le parti traggono vantaggio se la documentazione è quanto più completa possibile. Protocolli ben gestiti facilitano la condivisione delle informazioni in progetti che coinvolgono molte parti diverse.
Buono a sapersi: Se in un secondo momento vengono segnalati difetti o richieste di risarcimento danni, i verbali delle riunioni di costruzione possono essere utilizzati come prova per identificare l’esatto processo e le responsabilità.
Utilizzare un modello per i verbali delle riunioni di coordinamento
Sebbene non vi siano obblighi formali specifici, è consigliabile che i verbali presentino una struttura chiara e una descrizione dettagliata e concisa dei punti trattati. L’utilizzo di un modello unico facilita la consultazione dei verbali e garantisce una maggiore uniformità nella documentazione delle riunioni di coordinamento.
Mettiamo a disposizione un modello di riferimento che può essere personalizzato in base alle esigenze del progetto.
Esiste l’obbligo di redigere i verbali delle riunioni di costruzione?
I lavori edili urgenti non necessitano di una documentazione specifica per le riunioni di coordinamento. Differentemente, per lavori con rischi per la salute, il D.Lgs. 81/08 impone l’elaborazione di un Piano di Sicurezza e Coordinamento (PSC). Questo documento, frutto di una riunione dedicata, identifica i rischi presenti in cantiere, le misure preventive da adottare, i soggetti coinvolti e le procedure per il primo soccorso. Per una trattazione completa dei requisiti del PSC, si rimanda all’Allegato XV del Testo Unico sulla sicurezza.
Se ti viene presentato il verbale di una riunione di cantiere, dovresti sempre controllarne attentamente il contenuto e segnalare eventuali informazioni errate o farle correggere il più rapidamente possibile. La mancata opposizione è infatti da considerarsi un consenso. Nel peggiore dei casi, è possibile avanzare richieste di risarcimento danni sulla base di protocolli di costruzione non letti e archiviati con noncuranza.
Cosa rientra nei verbali di una riunione di coordinamento di costruzione?
Indipendentemente dal tipo di cantiere e dai lavori che vi vengono eseguiti, in ogni protocollo di riunione di coordinamento non dovrebbero mancare le seguenti informazioni:
- Nome del progetto: il progetto di costruzione deve essere chiaramente identificato con un nome chiaro e (se disponibile) un numero di progetto.
- Dipartimento: se la riunione di costruzione non riguarda l’intero cantiere, ma solo singole aree o lavori (per esempio ingegneria civile, installazione elettrica, ecc.), ciò deve essere espresso chiaramente.
- Luogo e data: registra quando e dove avrà luogo la riunione di costruzione.
- Direzione della riunione: persona responsabile con relativo contatto.
- Partecipanti: indicazione di tutte le figure che prendono parte alla riunione. La presenza o l’assenza viene annotata in un campo separato.
- Punti all’ordine del giorno: contenuto organizzativo o tecnico della riunione di coordinamento costruzione e relativi compiti.
- Responsabilità: si nominano le persone coinvolte con relative aree di responsabilità e, se necessario, vengono fissate date e scadenze.
- Distribuzione: elenco di tutte le persone che riceveranno il verbale.
- Campi firma: approvazione del documento o presa visione del protocollo.
- Data: registra la data della prossima riunione di costruzione.
Quanto più attentamente si preparano i verbali della riunione di costruzione, tanto più facile sarà comprendere i singoli processi in seguito. Pertanto, nel descrivere gli argomenti all’ordine del giorno trattati, si consiglia di entrare nel dettaglio. È particolarmente importante registrare accordi, responsabilità e incarichi, soprattutto se questi vengono modificati in seguito. Tali informazioni dovranno figurare nel verbale insieme alle motivazioni e ai nuovi obiettivi. Se di conseguenza la data di completamento del progetto viene posticipata, i responsabili e le loro ragioni possono essere rapidamente identificati.
Domande frequenti sulla riunione di coordinamento
Un protocollo di riunione di costruzione è la documentazione scritta di una riunione di costruzione. Garantisce che la direzione dei lavori, il committente, gli appaltatori e i subappaltatori mantengano una visione d’insieme dell’intero progetto e siano informati sui processi pianificati, ma anche su eventuali problemi in un cantiere, in modo che possano stabilire di conseguenza i passi successivi. È anche un importante mezzo di documentazione del cantiere.
Il Decreto Legislativo 81 del 2008 (Testo Unico in materia di tutela della Salute e della Sicurezza nei luoghi di lavoro) impone la stesura del Piano di Sicurezza e Coordinamento, obbligatorio per lavori che comportino rischi per la salute.
Protocolli ben gestiti facilitano la condivisione delle informazioni in progetti che coinvolgono molte parti diverse. Inoltre, i registri possono essere utilizzati come prova nel caso in cui vengano segnalati difetti o richieste di risarcimento danni in un secondo momento.
Di solito, un rappresentante della direzione dei lavori redige il verbale della riunione di costruzione. Tuttavia, per questo compito possono essere assunti anche dipendenti di altre parti o una persona terza che redige il verbale. Nel documento dovrà essere annotata la persona che redige il verbale.
A seconda dell’entità dei lavori di costruzione, di solito si svolge una riunione di costruzione settimanalmente o ogni due settimane.
Fonte dell’immagine:
© gettyimages.de – Drazen_
