Distruggi-documenti

Con un distruggi documenti professionale i documenti riservati possono essere triturati in pochi secondi e smaltiti risparmiando spazio. Nello shop online Jungheinrich PROFISHOP potrai trovare potenti tritacarta professionali con diversi livelli di sicurezza, tipi di taglio e volumi di raccolta. La nostra guida all’acquisto ti aiuterà a trovare il distruggi documenti più indicato per le tue esigenze.

1. Perché è opportuno utilizzare i distruggi documenti?

Per ragioni di sicurezza, è sempre consigliabile usare un distruggi documenti professionale per smaltire vecchie fatture, contratti, dichiarazioni dei redditi, carte d’identità, carte di credito e CD. Il distruggi documenti potrà offrirti la giusta sicurezza in questi tre ambiti:

• Furto d’identità: i dati personali possono essere venduti illegalmente per alimentare banche dati e, nel peggiore dei casi, utilizzati per creare una nuova identità. Le conseguenze più comuni per le persone colpite sono costi elevati e il rischio di danni alla reputazione. La macchina distruggi documenti taglia le firme, i nomi completi, le date di nascita, gli indirizzi e i dettagli del conto in frammenti illeggibili, in modo che non possano cadere nelle mani sbagliate.
• Normativa sulla protezione dei dati: mentre i privati possono decidere autonomamente se proteggere i propri dati personali con un tritacarta, le aziende sono addirittura obbligate a smaltire determinati documenti in conformità con le norme sulla protezione dei dati personali. Tra i dati sensibili troviamo, ad esempio, i dati del cliente e del personale che non vengono più utilizzati per lo scopo originale o di cui è stata richiesta la cancellazione. Per distruggere tali dati è necessario utilizzare un tritadocumenti professionale conforme alla normativa europea (GDPR – General Data Protection Regulation). In caso di violazione della normativa, si corre il rischio di multe, richieste di risarcimento danni o addirittura la reclusione.
• Segreti aziendali: non solo per rispettare il GDPR, ma anche per proteggere i dati di proprietà dell’azienda, una volta scaduto il periodo di conservazione previsto dalla legge i documenti riservati dovrebbero essere distrutti con un distruggi documenti. Esempi di documenti riservati includono contratti, fatture, ricevute, rendiconti finanziari annuali e altri documenti legali e fiscali. È inoltre consigliabile utilizzare un trita documenti per garantire la sicurezza e per evitare che siano divulgati i documenti relativi a idee di prodotti innovativi, dati di vendita attuali o l’ultima riunione del consiglio di amministrazione.

2. Distruggi documenti: come trovare il dispositivo giusto per le tue esigenze

I distruggi documenti, spesso chiamati anche tritadocumenti, sono disponibili in numerose versioni. Prima di acquistare online il tuo nuovo distruggi documenti, queste domande sull’ambito di utilizzo previsto e sulle funzioni desiderate del dispositivo possono fornirti delle informazioni cruciali per orientare la tua scelta:

• Quali supporti di dati dovranno essere distrutti?
• Occorre rispettare requisiti particolari in materia di protezione dei dati?
• Quale livello di sicurezza è quello giusto per la tua attività?
• Con quale frequenza e intensità dovrà essere utilizzato il dispositivo?
• È preferibile un certo tipo di taglio?
• Quanti fogli deve essere in grado di tagliare il tritadocumenti contemporaneamente?
• Quanto deve essere grande il volume di raccolta del contenitore?
• Quali funzioni aggiuntive deve avere il distruggi documenti per raggiungere il livello di comfort d’uso desiderato?

3. Distruggi documenti professionali: quale livello di sicurezza è quello giusto?

Per poter distruggere correttamente i supporti dei dati, sia su carta che su altri materiali, questi devono essere suddivisi in diverse classi di protezione secondo la normativa DIN 66399. A seconda della riservatezza e della protezione dei dati richiesta, sono state individuate le seguenti tre classi:

• Classe di protezione 1 – Dati interni con normali requisiti di protezione: si tratta di informazioni accessibili a un gruppo più ampio di persone e la cui divulgazione non autorizzata avrebbe solo un impatto minimo sull’azienda.
• Classe di protezione 2 – Dati riservati con requisiti di protezione maggiori: questa classe include i dati personali e gli altri dati sensibili destinati solo a scopi o persone selezionate. La divulgazione di queste informazioni causerebbe enormi danni all’azienda e, in molti casi, violerebbe le condizioni legali o contrattuali.
• Classe di protezione 3 – Dati segreti con un bisogno di protezione particolarmente elevato: rientrano in questa classe i dati ad alta sicurezza, la cui segretezza ha la massima priorità. La trasmissione di questi dati non solo metterebbe in pericolo l’esistenza dell’azienda, ma avrebbe anche importanti conseguenze legali.

Oltre alla riservatezza dei dati, le classi di sicurezza definiscono anche le condizioni tecniche in cui i documenti devono essere distrutti. Secondo le norme DIN 66399 e UNI EN 15713: 2009 i distruggi documenti sono suddivisi in sette livelli di sicurezza, che indicano la dimensione massima di taglio, il tipo di taglio e la capacità di riprodurre i dati. Ecco una panoramica sui livelli di sicurezza delle macchine distruggi documenti per la carta secondo la norma DIN 66399:

Livello di sicurezza

Ambito di utilizzo e caratteristiche

P-1

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classe di protezione 1
• Per documenti con dati generali
• Strisce larghe massimo 12 mm
• La riproduzione è facilmente eseguibile con un piccolo investimento di tempo

P-2

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classe di protezione 1
• Per documenti con dati aziendali interni
• Strisce larghe massimo 6 mm
• Riproduzione possibile utilizzando mezzi ausiliari specifici

P-3

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classi di protezione 1 e 2
• Per dati riservati e personali
• Strisce di larghezza massima 2 mm o frammenti di 360 mm quadrati
• La riproduzione è possibile solo con l’aiuto di più persone e risorse professionali

P-4

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classi di protezione 2 e 3
• Per documenti con dati estremamente sensibili
• Frammenti di max 160 mm quadrati
• La riproduzione è possibile solo ricorrendo a metodi particolari e ausili appositamente sviluppati

P-5

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classi di protezione 2 e 3
• Per documenti contenenti informazioni segrete
• Frammenti di max 30 mm quadrati
• Riproduzione improbabile

P-6

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classe di protezione 3
• Per dati top secret di importanza fondamentale
• Frammenti di max 10 mm quadrati
• La riproduzione è tecnicamente impossibile

P-7

Ambito di utilizzo e caratteristiche

• Classe di protezione 3
• Per informazioni top secret che devono essere protette dalle più elevate misure di sicurezza
• Frammenti di max 5 mm quadrati
• La riproduzione è completamente impossibile

4. Selezionare il tipo di taglio appropriato

Quando acquisti una macchina distruggi documenti dal catalogo Jungheinrich PROFISHOP, puoi scegliere tra modelli con taglio a strisce o con taglio a particelle.

Cos’è il taglio a strisce?

Con il taglio a strisce il supporto dati viene diviso in strisce più o meno sottili. A seconda del dispositivo, la larghezza della striscia è compresa tra 12 mm e 2 mm. Per la carta è possibile raggiungere un livello di sicurezza massimo pari a P-3. Pertanto, i distruggi documenti con taglio a strisce sono particolarmente adatti per l’uso privato.

Cos’è il taglio in frammenti?

Con il taglio in frammenti, il supporto dati viene tagliato orizzontalmente e verticalmente, creando piccole particelle. A seconda del dispositivo, questi hanno una dimensione da 360 mm quadrati a 5 mm quadrati. I distruggi documenti professionali con taglio a particelle partono solitamente dal livello di sicurezza P-3 e sono quindi ideali per distruggere documenti con dati riservati o personali.

5. Materiali e potenza di taglio del distruggi documenti: cosa può essere inserito?

Molti dei distruggi documenti disponibili nel nostro catalogo possono distruggere altri supporti oltre alla carta. I tipi di supporto dati che un apparecchio può tagliare vengono specificati insieme al livello di sicurezza.

A seconda del materiale da tagliare, nell’etichetta del prodotto vengono utilizzate le seguenti lettere:

• P: Carta, pellicola e altri supporti di stampa
• F: Diapositiva e microfilm
• O: Supporti ottici come DVD e CD
• T: Supporti di memorizzazione magnetici come floppy disk e carte di credito
• E: Supporti dati elettronici come schede di memoria, chiavette USB e carte con chip
• H: Dischi rigidi con supporti magnetici

Le prestazioni di taglio, invece, si riferiscono alla quantità di fogli che un tritadocumenti può distruggere in una sola volta. Nello shop online Jungheinrich PROFISHOP potrai acquistare, oltre a varie forniture per ufficio, delle macchine distruggi documenti con una capacità di taglio da 5 a 45 fogli. In molti dei nostri modelli, punti metallici e graffette possono essere distrutti insieme alla carta, risparmiandoti il fastidio di separare i fogli.

6. Volume di raccolta dei distruggi documenti

I distruggi documenti per ufficio e casa dispongono di contenitori di raccolta di dimensioni diverse in cui vengono raccolte le strisce o le particelle dopo la distruzione. Per evitare uno svuotamento costante, è meglio scegliere il volume di raccolta del tritacarta professionale in base all’intensità di utilizzo. Nello shop online Jungheinrich PROFISHOP troverai sia modelli di distruggi documenti compatti che trituratori di grandi dimensioni per uso industriale.

La seguente panoramica dovrebbe aiutarti a scegliere la giusta dimensione del contenitore:

7. Funzioni aggiuntive del distruggi documenti

Per offrirti la massima comodità d’uso, i distruggi documenti per professionisti disponibili nello shop online Jungheinrich PROFISHOP dispongono di diverse pratiche funzioni:

• Sistema start-stop automatico: una barriera fotoelettrica integrata assicura che il motore si avvii automaticamente quando viene inserita la carta. Non appena l’inserimento della carta si interrompe, il distruggi documenti professionale si ferma. La maggior parte dei dispositivi si spegne anche quando si apre il contenitore di raccolta o si sposta il blocco motore, in modo da evitare lesioni e danni.
• Eliminazione degli inceppamenti della carta: un inceppamento della carta causato da un caricamento troppo veloce o non corretto può essere facilmente risolto utilizzando il riavvolgimento automatico. Premendo un pulsante oppure in maniera automatica, la carta inceppata viene sollevata verso l’alto e può essere estratta senza sforzo.
• Protezione dal surriscaldamento: questa funzione garantisce che il distruggi documenti non diventi troppo caldo se sottoposto a un carico eccessivo. Molti modelli con display LED o touchscreen consentono di leggere in tempo reale lo stato del dispositivo e di prevenirne il surriscaldamento.
• Modalità risparmio energetico: se la macchina distruggi documenti non viene utilizzata per un lungo periodo di tempo, passa automaticamente alla modalità stand-by per risparmiare energia. Grazie all’accensione automatica, il dispositivo è rapidamente pronto per l’uso, quando necessario. In questo modo è possibile ridurre i costi dell’energia elettrica e l’impatto sull’ambiente.

Alcuni distruggi documenti professionali sono inoltre dotati di un oliatore integrato, che lubrifica automaticamente gli alberi di taglio in acciaio e garantisce così sempre le massime prestazioni di taglio. Altre pratiche funzioni includono indicatori di livello per controllare il riempimento del contenitore, o ruote che consentono di spostare facilmente i dispositivi più grandi da una stanza all’altra.

8. Quale distruggi documenti è il più adatto all’uso domestico?

Che si tratti di smaltire fatture, contratti ed estratti conto non più necessari, oppure di distruggere documenti riservati per chi ha un lavoro autonomo o in smart working, proteggere i dati personali e aziendali è un imperativo in molti ambiti professionali e richiede un distruggi documenti professionale. Un distruggidocumenti domestico dovrebbe avere le seguenti caratteristiche e funzioni:

• Dimensioni compatte: poiché in casa di solito non c’è molta carta, in linea di massima è più che sufficiente un distruggi documenti con un volume di raccolta fino a 20 litri. Il vantaggio dei dispositivi più piccoli è che possono essere posizionati sotto le scrivanie come roll-container per risparmiare spazio.
• Livello di sicurezza medio: sebbene non esistano norme legali per la distruzione di documenti privati, un distruggi documenti con un livello di sicurezza medio (P3 o P4) è un buon acquisto, soprattutto se si desidera utilizzarlo per distruggere dati aziendali riservati.
• Elevata potenza di taglio: per evitare che ogni pezzo di carta debba essere inserito singolarmente, sprecando tempo e fatica, il distruggi documenti dovrebbe essere in grado di tagliare almeno 5 fogli contemporaneamente. Per chi distrugge regolarmente pile di fogli di grandi dimensioni è invece preferibile utilizzare un dispositivo con prestazioni di taglio più elevate.
• Unità di taglio CD separata: se è necessario distruggere anche CD con foto, video o file di backup privati, si consiglia di acquistare un distruggi documenti con unità di taglio CD separata.
• Pratiche funzioni aggiuntive: Idealmente il distruggi documenti dispone di funzioni aggiuntive che possono prevenire inceppamenti della carta, surriscaldamento o consumo eccessivo di energia.

9. Domande frequenti sul distruggi documenti